Wer Akten auslagert und aus welchem Anlass
Bürofläche ist der teuerste Platz, den ein Betrieb hat, und ein Regalmeter Papier aus dem vorletzten Geschäftsjahr bringt darauf keinen Umsatz. Trotzdem kann er nicht einfach weg, weil für die Unterlagen eine Aufbewahrungspflicht gilt. Aus diesem Widerspruch entsteht der Bedarf.
Anfragen kommen bei uns typischerweise aus Arztpraxen, Kanzleien, Steuerbüros, Hausverwaltungen, Handwerksbetrieben und Vereinen. Der Anlass ist fast immer eine Veränderung an der Fläche: ein Büroumzug in kleinere Räume, ein Umbau, die Übergabe oder Aufgabe einer Praxis, oder die Umstellung auf Homeoffice, nach der ein Raum eingespart werden soll.
Gemeinsam ist diesen Fällen, dass der Bestand nicht wächst und nicht gebraucht wird. Er muss nur existieren und auffindbar bleiben. Genau dafür ist eine Lagerbox ab 69 Euro im Monat die passende Lösung, während ein Archivdienstleister mit Einzelaktenverwaltung überdimensioniert wäre.
Die Fristen sind nicht einheitlich
Wie lange etwas liegen muss, hängt von der Art der Unterlage ab und nicht vom Betrieb. Für steuerlich und handelsrechtlich relevante Unterlagen gelten andere Zeiträume als für Personalakten, und bei Patienten- oder Mandantenunterlagen kommen berufsrechtliche Vorgaben hinzu. Wir nennen hier bewusst keine Jahreszahlen, weil sie sich je nach Unterlagenart unterscheiden und weil Regeln sich ändern.
Klären Sie die Fristen mit Ihrer Steuerberatung, Ihrer Kammer oder Ihrer Rechtsberatung, bevor Sie einlagern und erst recht, bevor Sie etwas vernichten lassen. Was hier steht, ist Erfahrung aus Transport und Lagerung und ersetzt keine Rechtsberatung.
Ein praktischer Rat aus vielen Abholungen: Notieren Sie auf jedem Karton das Jahr des jüngsten enthaltenen Vorgangs. Dann sehen Sie später von außen, welche Kiste geprüft werden kann, ohne sie öffnen zu müssen. Ohne diese Notiz wird aus jeder Aufräumaktion ein Nachmittag auf dem Boden.
| Leistung | Preis | Hinweis |
|---|---|---|
| Lagerbox 5 m³ | ab 69 € im Monat | Kleinere Archivbestände |
| Lagerbox 10 m³ | ab 109 € im Monat | Wenn ganze Regalwände weichen |
| Lagerbox 20 m³ | ab 189 € im Monat | Praxis- oder Kanzleiauflösung |
| Lagerfläche ab 30 m³ | ab 269 € im Monat | Kompletter Betriebsbestand |
| Abholung oder Zustellung | ab 89 € je Fahrt | Auch für einzelne Kartons |
| Umzugskarton kaufen | 1,80 € je Stück | Ab der dritten Woche günstiger als Leihe |
Beträge inklusive Mehrwertsteuer. Für eine Auslagerung über wenige Tage, etwa während eines Umbaus, gilt stattdessen der Tagessatz ab 9 € am Tag.
Wie Akten transportiert und übergeben werden
Papier ist schwerer, als es aussieht. Ein bis zum Rand gefüllter Karton reißt im Treppenhaus am Boden auf, deshalb packen Sie besser mehr Kartons zu zwei Dritteln als wenige randvoll. Deckel schließen, Klebeband über die Kante, Nummer außen gut sichtbar.
Bei der Abholung zählen wir die Kartons, bei der Rückgabe ebenso, und Sie bekommen die Zahl schriftlich. Lose Stapel, offene Ordnerreihen und Papiertüten nehmen wir nicht mit, weil dabei unterwegs immer etwas verloren geht. Wer keine Kartons hat, bekommt sie von uns geliefert.
Für Akten lohnt der Kauf statt der Leihe. Ein Karton kostet im Kauf 1,80 Euro je Stück, in der Leihe 0,90 Euro je Stück und Woche. Ab der dritten Woche ist der Kauf günstiger, und eine Aktenlagerung dauert selten nur zwei Wochen.
Kein Selbstbedienungslager
Das gehört vor den Auftrag und nicht ins Kleingedruckte: Unser Lager hat keinen Kundenbereich. Sie können nicht mit dem eigenen Schlüssel hineingehen und in Ihren Kartons blättern. Wer täglich oder wöchentlich in seine Unterlagen muss, ist damit schlecht bedient und sollte einen anderen Weg wählen.
Für Bestände, die ausschließlich wegen der Aufbewahrungspflicht existieren, ist es dagegen kein Nachteil. Diese Kartons werden im Schnitt nie wieder geöffnet, und in den seltenen Fällen genügt eine Vorlaufzeit von wenigen Tagen. Sie nennen die Kartonnummer, wir holen ihn heraus und bringen ihn vorbei, die Fahrt wird berechnet.
Der Vorteil dieser Bauart ist die Ruhe: In der Fläche bewegt sich niemand außer uns. Kein fremder Publikumsverkehr an Ihren Kartons vorbei, keine offenen Gänge.
Datenschutz und Zuständigkeiten
Wir öffnen keine Kartons und sichten keine Inhalte. Unsere Leistung ist Transport und Lagerung, nichts darüber hinaus. Ob für Ihre Unterlagen eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nötig ist, hängt vom Inhalt ab. Klären Sie das mit der Person, die bei Ihnen für den Datenschutz zuständig ist, und sprechen Sie uns vor der Beauftragung darauf an.
Auch hier gilt: Das ist keine Rechtsberatung. Für Patienten-, Mandanten- und Personalunterlagen können besondere Anforderungen bestehen, die Ihre Kammer oder Ihre Rechtsberatung kennt und wir nicht beurteilen können.
Für die Vernichtung nach Ablauf der Frist beauftragen Sie am besten einen Fachbetrieb für Aktenvernichtung. Das Schreddern nach Norm gehört nicht zu unserem Angebot. Den Transport der Kartons dorthin übernehmen wir, ebenso die Entsorgung unkritischer Altbestände nach ausdrücklicher Freigabe.
Preise für die Aktenlagerung
Berechnet werden die Box je Monat und die Fahrten. Wenn Sie die ungefähre Zahl der Regalmeter oder der Stehordner nennen, sagen wir Ihnen, welche Boxgröße reicht.